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Acelere el impacto de sus organizaciones sin fines de lucro con ITSM
Muchos creen que, a diferencia de las organizaciones con fines de lucro, las ONG no tienen mucho que ganar con la implementación de herramientas digitales. A menudo se piensa que la única tecnología que una organización sin fines de lucro puede aprovechar son las redes sociales para impulsar el compromiso y la recaudación de fondos. Sin embargo, esto puede no ser necesariamente cierto. Las organizaciones sin fines de lucro buscan constantemente formas de utilizar la transformación digital como un catalizador para maximizar el impacto del trabajo que realizan para crear un cambio social importante.
Las organizaciones sin fines de lucro de hoy tienen que mejorar su experiencia de usuario para llevar a cabo una recaudación de fondos efectiva y aumentar la participación de los voluntarios, dos cosas que son primordiales para el éxito de una organización sin fines de lucro. Y una mejor experiencia de usuario proviene de la unión de personas, procesos y tecnologías mediante una transformación digital estratégica en toda la organización. Mover los procesos existentes a los canales digitales puede parecer desalentador, pero aprovechar la TI puede simplificar esta transformación. Alinear ITSM con su misión puede conducir a una experiencia integral más enriquecida para donantes, beneficiarios y voluntarios por igual.
No aprovechar ITSM puede dificultar la capacidad de una organización sin fines de lucro para priorizar y enfocarse en su misión y objetivos. Los siguientes son algunos de los obstáculos que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro en ausencia de una mesa de servicio de TI.
Los usuarios no pueden acceder a servicios y soporte clave
La falta de canales adecuados para que los empleados presenten sus quejas, problemas y dudas de TI es uno de los mayores desafíos que enfrentan las ONG. La ausencia de soporte multicanal dificulta el acceso de los usuarios a servicios y conocimientos clave. Por ejemplo, si un voluntario que trabaja in situ necesita acceder al CRM para consultar la lista de donantes de la zona, esa persona debe poder enviar una solicitud que luego es atendida y resuelta rápidamente por el técnico adecuado. Cuando los incidentes y los tickets de solicitud de servicio obtienen respuestas retrasadas, se ralentiza la ejecución de las tareas y afecta las operaciones diarias. No dar a los usuarios un acceso fácil a la mesa de servicio de TI no solo crea contratiempos injustificados para una organización sin fines de lucro, sino que también obstaculiza nuevas mejoras en la forma en que funciona la organización.
Servicio que no responde
Cuando se genera un ticket de alta prioridad, debe asignarse al técnico adecuado en el menor tiempo posible. El equipo de TI necesita automatización para separar los tickets importantes del resto en función de varios criterios. Esto permite que el equipo de TI sea ágil y entregue los servicios de TI a tiempo. Sin procesos adecuados o flujos de trabajo automatizados que permitan al técnico adecuado proporcionar los recursos correctos en el momento adecuado para ejecutar las tareas en cuestión, las organizaciones sin fines de lucro tendrán dificultades para reducir sus costos de boletos y, lo que es más importante, lograr sus objetivos.
Sin planificación estratégica de proyectos de TI:
El equipo de TI de una organización sin fines de lucro realiza numerosos proyectos cruciales, como la actualización de sistemas obsoletos, la gestión del tráfico al sitio de la organización durante campañas y eventos de recaudación de fondos de caridad, y el manejo de servicios de soporte de TI diarios para todas las partes interesadas. El equipo de TI incluso permite la adopción de nuevas tecnologías. Cuando surge un proyecto, el equipo de TI juega un papel importante desde la etapa de planificación hasta la evaluación.
Por ejemplo, si una organización sin fines de lucro decide implementar un sistema de tarjeta inteligente para los empleados, el equipo de TI, con la ayuda de una solución de TI efectiva, debe diseccionar el proyecto en tareas de varios niveles, mitigar los riesgos al monitorear cada paso y establecer plazos para cada tarea. Si el proceso de gestión de proyectos se combina con las capacidades de gestión de servicios de TI, el trabajo del equipo de TI se vuelve fluido y pueden entregar proyectos exitosos. Una implementación apresurada del proyecto sin una comprensión adecuada del importante papel que juega el equipo de TI es una receta para el desastre (en este caso, el fracaso del proyecto).
Falta de procesos simplificados para el manejo de problemas.
Durante cada campaña exitosa, el equipo de soporte de TI pasa una gran cantidad de tiempo respondiendo preguntas triviales y atendiendo tickets, como verificar el estado de una nueva solicitud de compra de software, diagnosticar problemas de conexión VPN o solucionar problemas del cuadro de chat de los sitios web. En cambio, este tiempo puede dedicarse a actividades importantes. No tener un repositorio consolidado de soluciones para los tickets comúnmente generados que esté fácilmente disponible para los técnicos y los usuarios finales les cuesta a las organizaciones sin fines de lucro un tiempo valioso. El remedio ideal para este problema es implementar un flujo de trabajo o proceso que esté configurado para proporcionar soluciones para incidentes repetidos directamente a los usuarios. Esto ahorrará tiempo y aumentará la productividad de los técnicos.
No hay una forma estandarizada de administrar las actividades de la mesa de servicio
Las ONG funcionan con presupuestos estrictos, y el trabajo realizado por voluntarios y empleados es crucial para la supervivencia de las organizaciones. Sin la herramienta de TI adecuada para realizar un seguimiento del trabajo realizado, registrar el tiempo libre de los técnicos y enviar recordatorios por correo electrónico o SMS, la eficiencia de la fuerza laboral de TI de una organización sin fines de lucro puede verse afectada. Los empleados trabajan en muchos proyectos en varias ubicaciones, y esto también pone al equipo de soporte de TI en situaciones en las que necesitan brindar soporte de forma remota. Sin una solución de TI adecuada, la capacidad de los equipos de TI para brindar servicios efectivos a la organización sin fines de lucro es cuestionable.
Las organizaciones sin fines de lucro tienen mucho en sus manos, ya que muchas buscan ayuda y apoyo para diversas causas. Una organización sin fines de lucro no puede permitirse el lujo de combatir los problemas debido a los procesos no estructurados y al mal gobierno dentro de la propia organización.
Todos los desafíos discutidos anteriormente se pueden superar con la ayuda de una herramienta sólida de ITSM. Los sistemas heredados, como los procesadores de texto y las hojas de cálculo, pueden provocar errores operativos; a menudo también aumentan la necesidad de soluciones alternativas para satisfacer las demandas simples que una herramienta de ITSM puede satisfacer sin la complejidad adicional.
Al adoptar una herramienta de mesa de servicio de TI, las ONG sin fines de lucro pueden concentrarse únicamente en sus misiones y objetivos en lugar de preocuparse por administrar la información de la organización, mejorar la comunicación con el personal y los voluntarios y realizar el trabajo administrativo de manera efectiva.
Sirva a más personas y mejor con ServiceDesk Plus.
Garantizar la entrega rápida de servicios y el apoyo a los voluntarios, empleados y otras partes interesadas
El papel clave de un software de mesa de ayuda sin fines de lucro es ser el punto de contacto para abordar y resolver incidentes y solicitudes de servicio planteadas por los empleados. Con ServiceDesk Plus, puede hacer que su equipo de soporte de TI sea accesible para los empleados dondequiera que estén geográficamente y asegurarse de brindar un soporte rápido.
- Ofrezca soporte multicanal para generar tickets por correo electrónico, llamada telefónica o conversación en persona con un técnico de TI. Comuníquese mejor con los usuarios finales enviándoles notificaciones automáticas basadas en plantillas de correo electrónico personalizadas.
- Diseñe un catálogo de servicios y muestre la lista de servicios que brinda su organización sin fines de lucro. Redefina la experiencia del usuario con plantillas y flujos de trabajo personalizados para cada tipo de solicitud de servicio, lo que le permite configurar aprobaciones, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y más.
- Habilite el soporte 24×7 y permita a los usuarios encontrar respuestas a preguntas triviales y realizar tareas simples de la mesa de servicio con el agente virtual basado en IA, Zia.
- Aproveche el dictado de tickets habilitado por voz en la aplicación móvil ServiceDesk Plus. Genere un ticket, asigne un técnico, active notificaciones y más sobre la marcha.
ServiceDesk Plus ofrece un control completo sobre los proyectos de TI de su organización sin fines de lucro de principio a fin. Permita que su equipo de TI lleve a cabo múltiples proyectos y realice un seguimiento de su progreso para cumplir con los objetivos establecidos dentro de los parámetros de costo, cronograma y calidad.
- Divide los proyectos grandes en hitos más pequeños. Los hitos completados indican qué tan cerca está el proyecto de completarse. Los hitos brindan un flujo de trabajo que asegura que los proyectos estén dentro del cronograma y brinda una imagen clara de quién realizó qué actividad, cuándo y por cuánto tiempo.
- Realice un seguimiento del progreso de las tareas correspondientes de un proyecto mediante diagramas de Gantt. Los diagramas de Gantt codificados por colores le permiten monitorear si el proyecto se está moviendo en la dirección correcta y tomar decisiones en consecuencia.
- Agrupe tareas similares y cree tareas principales o dependientes para establecer relaciones de tareas. Esto optimiza la utilización de recursos y ayuda a organizar el proyecto sin esfuerzo.
- Supervise varios proyectos y analice tendencias desde una única consola con el mapa de descripción general del proyecto y los paneles de control del proyecto. Obtenga una imagen clara de todo el proyecto, elimine riesgos y mejore las posibilidades de lograr el resultado deseado.
Ofrezca resultados formidables con la gestión de proyectos de TI
Aumente la productividad mediante la adopción de las mejores prácticas de ITSM
Implemente las mejores prácticas de administración de servicios de TI con la suite ITSM completa de ServiceDesk Plus. Administre el ciclo de vida completo de un ticket con la gestión de incidentes, cree relaciones visualmente entre los CI para analizar el impacto comercial de cualquier interrupción con la CMDB y más. Garantice una alta disponibilidad para los servicios de TI de su organización sin fines de lucro con las capacidades de ITSM de ServiceDesk Plus.
- Haga que varios procesos de ITSM, como la gestión de incidentes, cambios, problemas, activos y proyectos, funcionen en conjunto. Con ServiceDesk Plus, puede configurar sin problemas los atributos y procesos de la mesa de ayuda sin fines de lucro para cumplir con los objetivos de su organización sin fines de lucro.
- Extienda las mejores prácticas probadas de ITSM a otros departamentos, como instalaciones, recursos humanos y legal, con las capacidades nativas de gestión de servicios empresariales (ESM) de ServiceDesk Plus.
- Mantenga sus datos seguros con la ayuda del marco ITSM, que le permite crear un acceso a los servicios basado en roles. Hágalo a prueba de errores con un proceso de aprobación de varias etapas para acceder u otorgar servicios.
- Programe encuestas para que los usuarios realicen justo después de una actividad específica, por ejemplo, después del cierre de un ticket de alta prioridad. Las encuestas ayudan a recopilar comentarios de los usuarios finales y mejorar la prestación de sus servicios. Los informes generados en estas encuestas brindan una gran cantidad de información.
Las organizaciones sin fines de lucro siempre necesitan más voluntarios. La valiosa mano de obra no debe utilizarse para realizar tareas manuales de la mesa de servicio de TI, como notificar a un técnico para que recoja un ticket o categorizar solicitudes. La automatización de las actividades de la mesa de ayuda sin fines de lucro le permite a su equipo de TI utilizar mejor los recursos de sus organizaciones sin fines de lucro, reducir la duplicación de esfuerzos y dedicar más tiempo a ayudar a los necesitados.
- Cree reglas de automatización basadas en criterios de tickets específicos para realizar acciones personalizadas, como asignar tickets o actualizar campos.
- Entregue resultados a tiempo mediante la configuración de SLA, que son contratos acordados entre el proveedor de servicios y el solicitante. Garantice una resolución oportuna mediante la creación de SLA de tiempo de respuesta y la definición de escaladas apropiadas para cuando se infrinja el tiempo de respuesta.
- Mejore la eficacia del proceso creando un ciclo de vida personalizado para los tickets con Request Life Cycle. Establecer un flujo de trabajo claro para la prestación de un servicio elimina errores y reduce el tiempo de resolución.
Optimice sus operaciones mediante la automatización de actividades rutinarias
Muestra todos los servicios que brindas en un solo portal
Con ESM en ServiceDesk Plus, permita que su organización sin fines de lucro administre la prestación de servicios en varias funciones desde una única plataforma. ESM permite que su equipo de TI agilice la prestación de servicios mediante el uso de mejores prácticas comprobadas de ITSM para administrar instancias y automatizar flujos de trabajo para satisfacer sus necesidades.
- Cree un portal de solicitudes centralizado para todas sus necesidades de administración de servicios utilizando las capacidades de ESM de ServiceDesk Plus.
- Implemente instantáneamente una mesa de servicio única para cada función de su organización sin fines de lucro; configure instancias de mesa de ayuda para donantes, voluntarios y empleados, cada una con su propio catálogo y plantillas integrados.
- Administre el acceso de los usuarios, automatice los flujos de trabajo de servicio e implemente capacidades de ITSM en todos los departamentos de su organización a través de instancias únicas de mesa de servicio.
Cambie la forma en que brinda servicios de TI a sus voluntarios y empleados para hacer más.
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